Normas para la organización de los congresos bianuales de ALAIC

Congresos ALAIC

Características generales

1) Realización

· En coordinación con universidades latinoamericanas

· Bianual

2) Fecha/período

En común acuerdo con la Universidad sede del evento

3) Alcance/contenido

· Internacional

4) Participantes

· Profesores, investigadores y estudiantes de América Latina, Europa, Australia y Estados Unidos del área de Ciencias de la Comunicación.

· Aproximadamente 1000 participantes.

5) Captación de recursos financieros y de sociedades

· La ALAIC deja a criterio de las instituciones sedes del evento el establecimiento de sociedades y patrocinios a nivel local y/o regional.

Principales atribuciones y responsabilidades:

a) ALAIC – Asociación Latinoamericana de Investigadores de la Comunicación

1) Elección del tema central y de los sub-temas del congreso y de los respectivos expositores que integrarán las conferencias y las exposiciones centrales, juntamente con la Universidad que realizará el evento;

2) Elaboración de la versión preliminar de la convocatoria del congreso y divulgación por Internet para toda América Latina y otros continentes;

3) Coordinación académica y administrativa de todo el trabajo de los GT’s de ALAIC y de las sesiones durante la realización del congreso;

4) Coordinación, por la Secretaria de la entidad, de la recepción de las inscripciones de los participantes y de los pagos de los respectivos impuestos donde corresponda;

5) Contactos e invitaciones oficiales a los expositores invitados, juntamente con la comisión organizadora local;

6) Elaboración del contenido del fólder, tríptico y del programa final a ser entregado con el debido tiempo a la comisión organizadora local.

b) Universidad promotora/realizadora local:

1) Montaje de toda la infraestructura física (sala para instalación de la Secretaría para la ocasión del evento, auditorio para las sesiones plenarias y salas de clase o mini-auditorios para los GT’s) y soportes como recursos audiovisuales, data-show, computador, material de escritorio, etc.

2) Creación del logotipo e identidad visual del congreso;

3) Producción gráfica de impresos (cartel y fólder) del evento y del programa oficial final del congreso;

4) Creación de una página especial del evento en la Internet en el sitio de la Universidad;

5) Contactos e invitaciones para los expositores de las conferencias y exposiciones, juntamente con la presidencia de la ALAIC;

6) Material gráfico (carpetas, bolígrafos, libretas, tablas de señalización, trípticos, fólder, programa del congreso, certificado, material informativo en forma de boletines o periódicos, etc.). En todo el material constará el logo del congreso y de la ALAIC, cuya creación/arte es del equipo local a ser aprobada por el directorio de la entidad;

7) Disponibilidad de recursos financieros para patrocinar:

· Pasajes aéreos, traslados, hospedaje y alimentación para los invitados especiales (expositores de las conferencias, paneles y los miembros del Directorio y Secretaría de la entidad);

· Hospedaje y alimentación para los coordinadores de los GT’s de ALAIC durante el período del congreso;

· Una comida o cóctel de confraternización para los invitados especiales y los coordinadores de los GT’s;

8) Producción del CD-ROM con los papers de los GT’s a ser distribuido en las carpetas de los participantes y edición e impresión del libro-memoria con las principales contribuciones de los expositores de las conferencias y exposiciones del tema central del congreso;

9) Varios (agua, café, refrescos, arreglos de mesas principales, etc., durante los días del evento);

10) Recursos humanos-administrativos: protocolo, seguridad, practicantes, técnicos de mantenimiento, etc.

11) Transporte interno (hotel-local del evento, de los invitados especiales y de los Coordinadores de los GT’s).

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